Schouten Zekerheid: 8 praktische tips voor leidinggeven op afstand

In dit artikel geeft Schouten Zekerheid houvast hoe u uw team effectief leidt wanneer jullie niet fysiek bij elkaar zitten. Allereerst nemen we u mee in wat ‘werken op afstand’ vraagt van medewerkers. We delen de theorie over ‘intrinsieke motivatie’ met u, geven u praktische tips die u kunnen helpen bij leidinggeven op afstand én we geven u inzicht in de achterliggende filosofie. Bovendien ontvangt u tips hoe u deze specifieke vaardigheden eigen kunt maken.

Wat vraagt werken op afstand van medewerkers?
Werken op afstand vraagt om een grote eigen verantwoordelijkheid van medewerkers. Om deze verantwoordelijkheid aan te kunnen is er (zelf) vertrouwen nodig. En om zelfvertrouwen te ontwikkelen hebben medewerkers zelfkennis nodig; inzicht in wat hun drijfveren zijn, waar ze goed in zijn en waar ze minder goed in zijn. Om op afstand te kunnen werken, is het ook van belang dat medewerkers zelf de regie hebben en weten hoe ze hun werkzaamheden goed kunnen plannen en organiseren en met wie. De vaardigheid om deze eigen regie te voeren, noemen we ‘persoonlijk leiderschap’. Deze tijd vraagt om nieuwe vaardigheden en vakmanschap, zodat medewerkers snel kunnen schakelen en inspelen op wat nodig is (wendbaarheid, persoonlijk leiderschap maar ook samenwerken, plannen en organiseren).

Ken uw medewerkers
Een medewerker is intrinsiek gemotiveerd als hij iets doet wat hij leuk vindt om te doen. Intrinsieke motivatie, ook wel een natuurlijke motivatie genoemd, bestaat uit 3 behoeften:

1. ‘Autonomie’: de vrijheid voelen om het werk op eigen wijze in te kunnen vullen (kaderstelling is dan in aansturing genoeg). 
2. De behoefte aan ‘binding en verbondenheid’: het gevoel hebben echt onderdeel uit te maken van het team en de organisatie, ervaren ‘erbij te horen’ en daarbij een gevoel van trots. 
3. Het gevoel ‘competent’ te zijn: ervaren dat hij de juiste capaciteiten heeft en deze ook kan inzetten. Daarin is het ook van belang dat een leidinggevende dit ook ziet en daar waardering voor uitspreekt. 

8 praktische tips voor leidinggeven op afstand
Werkprocessen zijn op kantoor ingesleten patronen. Teamspirit en onderlinge samenwerking zijn volstrekt vanzelfsprekend. Dat is op afstand wel anders. Hoe zorgt u er als leidinggevende voor dat uw team optimaal blijft functioneren? En dat jullie samen ook nog eens goede resultaten behalen? Dat vraagt andere leiderschapsvaardigheden.

1. Maak een dagplanning
Thuis mist men structuur. Een dagplanning helpt om het werk te ordenen. Werk in korte cycli: start met een dag- of weekstart waarin u met uw team bespreekt wat jullie gaan doen. Evalueer aan het einde van de dag of week wat er gelukt is en of jullie tevreden zijn, zo houdt u de scherpte er in. Reserveer vaste momenten op de dag voor vergaderingen en bila’s. En reserveer ook tijd om de gedachten te ordenen, sluit elke dag bijvoorbeeld af met een wandeling. 

2. Focus op vandaag én de toekomst
Wanneer jullie niet bij elkaar zijn, verschuift de focus al snel naar het uitvoeren van taken. Dat is logisch, maar blijf vooral ook toekomstplannen maken. Doorbreek de waan van de dag en organiseer een brainstorm. Zo betrekt u uw mensen bij de toekomst van de organisatie. Dat geeft vertrouwen. 

3. Zorg voor effectieve online meetings
Bij online vergaderingen is het lastiger de aandacht van alle deelnemers vast te houden en bovendien merkt u het niet wanneer ze focus verliezen. Daarom is de rol van voorzitter extra belangrijk. Structureer de vergadering, bewaak de agenda en blijf bij de benoemde onderwerpen. Komt er een goed onderwerp op tafel dat niet op de agenda stond? Geef dan aan wat jullie ermee doen. Bespreek het bijvoorbeeld aan het eind van de vergadering of plan een nieuwe vergadering. 

4. Verbind en prikkel
Op hun thuiswerkplek kunnen uw medewerkers zich ‘verloren’ voelen. Aan u de taak het teamgevoel vast te houden. Stimuleer dat medewerkers u of elkaar bellen bij zowel kleine als grote hulpvragen. Benadruk wat jullie verbindt, bijvoorbeeld de kernwaarden en de kracht van de organisatie. Hou het luchtig. En maak expliciet plaats voor reflectie: hoe vinden we dat we het doen, hoe kunnen we elkaar helpen? Geef zelf het goede voorbeeld, vraag om advies en laat u helpen. Zo creëert u veerkracht én durven uw mensen te improviseren en te proberen. 

5. Wees duidelijk over taken en autonomie
Op afstand kunnen medewerkers gaan twijfelen over wat ze moeten doen en wanneer het goed is. Geef ze duidelijkheid. Spreek helder af wat ze wel en vooral niet doen, en laat hen dat eerst zelf voorstellen. Stel doelen voor de korte termijn en spreek expliciet uit wanneer u tevreden bent. Het functieprofiel is niet heilig, probeer talent creatief te benutten. Spreek ook af wat iemand autonoom kan doen en wanneer hij u moet betrekken. De stelregel is: high trust, low tolerance. Met andere woorden; u heeft vertrouwen in uw medewerkers en geeft vrijheid maar u tolereert het niet als een medewerker dat vertrouwen schaadt. 

6. Geef eerlijke en opbouwende feedback
Nog meer duidelijkheid: laat expliciet weten wat goed gaat en wat beter kan. Spreek uit dat u uw team en individuele medewerkers waardeert. Dat doet u ook door hun werk te bespreken in plussen en minnen. Zeg eerlijk wat u ervan vindt. En successen, hoe klein ook, moeten jullie vieren! En – als u durft – vraag ook zelf om eerlijke feedback. 

7. Schenk persoonlijke aandacht
“Iedere medewerker is 100% mens, een mens is niet 100% medewerker”. Besteed dus vooral aandacht aan de mens. Wanneer u elkaar niet ziet, mist u een heleboel signalen over hoe het met iemand gaat. Zoek daarom regelmatig 1 op 1 contact met uw medewerker. Vraag hoe uw medewerker in zijn vel zit, hoe de thuissituatie is. Stel open vragen, luister aandachtig en geef zoveel aandacht als u kunt. Vraag ook hoe u kunt helpen. Bel bij voorkeur met beeld, dan ‘leest’ u meer hoe iemand zich voelt en bovendien bent u weer even zichtbaar aanwezig. 

8. Creëer een veilig leerklimaat
Op afstand samenwerken betekent digitaal werken. Niet iedereen heeft digital skills en niet iedereen maakt zich dat snel eigen. Help uw team door de drempel te verlagen. Deel proactief instructiefilmpjes van YouTube. Sluit een vergadering met een technische evaluatie en vertel wat u zelf lastig vond. Leren vergt inspanning, maar maakt ook trots. Dus vraag welke drempels uw teamleden al hebben overwonnen, dan krijgen ze de smaak te pakken!