Blog BASE Advocaten: onbelaste reiskostenvergoeding bij thuiswerken vervalt per 1 januari 2021
BASE Advocaten - Rotterdam
In mei 2020 maakte staatssecretaris Vijlbrief van Financiën bekend dat werkgevers in 2020 in het kader van de coronacrisis de vaste reiskostenvergoedingen onbelast mochten blijven betalen, ondanks de verandering van het reispatroon van een werknemer (1).
Ook als de werknemer vanwege de coronacrisis dus thuiswerkt en daardoor geen, of minder, reiskosten maakt, mag de werkgever de vaste reiskostenvergoeding onbelast blijven doorbetalen. Voorwaarde is wel dat de vaste reiskostenvergoeding al vóór 13 maart 2020 was toegekend aan werknemers. Inmiddels is bekend dat deze regeling niet wordt verlengd en per 1 januari 2021 zal vervallen (2). Wat betekent dit voor werkgevers en werknemers?
´Normale´ situatie
Allereerst is van belang kort in te gaan op hoe de Belastingdienst in ´normale´ situaties omgaat met de vaste reiskostenvergoeding. Werkgevers mogen werknemers een vaste onbelaste vergoeding geven (gerichte vrijstelling) tot maximaal € 0,19 per kilometer als de werknemer voor zijn werk naar een vaste plek reist. Dit geldt voor zowel het reizen met eigen vervoer als het reizen met openbaar vervoer. De hoogte van de vergoeding wordt gebaseerd op het aantal keren in een jaar dat de werknemer de reizen aflegt en de lengte van die reizen. Wel dient aan een aantal fiscale voorwaarden te zijn voldaan (3). Een van de voorwaarden is dat een werknemer 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist (de zogenoemde ´36-weken of 128-dagen-eis´).
Normaliter (en dat is per 1 januari 2021 dus weer het geval) mag deze vaste, belastingvrije reiskostenvergoeding tot zes weken na verandering van het reisgedrag doorlopen op basis van de oude situatie. Daarna moet de vergoeding worden aangepast aan het veranderde reispatroon. Dit betekent dat werkgevers de reiskostenvergoeding moeten stopzetten of wijzigen als een werknemer bijvoorbeeld gaat verhuizen, minder dagen gaat werken of langdurig ziek wordt. Dit werd in de bijzondere omstandigheden van de coronacrisis niet doelmatig en ongewenst geacht. Reden waarom staatssecretaris Vijlbrief heeft bepaald dat werkgevers in 2020 voor een vaste reiskostenvergoeding geen gevolgen hoeven te verbinden aan een wijziging in het reispatroon van een werknemer. Voor veel werknemers betekende dit dat de vaste reiskostenvergoeding een soort verkapte thuiswerkvergoeding werd.
Reispatroon opnieuw in kaart brengen
Per 1 januari 2021 mogen werknemers voor thuiswerkdagen geen onbelaste reiskostenvergoeding meer ontvangen. Alleen daadwerkelijke reisdagen mogen nog belastingvrij vergoed worden. Voor veel werknemers zal dit ertoe leiden dat een vaste reiskostenvergoeding niet meer mogelijk is, omdat niet meer voldaan zal zijn aan de 36-weken of 128-dagen-eis. Dit kan grote financiële gevolgen hebben. Indien niet aan de 36-weken of 128-dagen eis is voldaan moet op basis van declaratie of nacalculatie worden vergoed.
Voor werkgevers is het daarom van belang het (veranderde) werk- en reispatroon van hun werknemers in kaart te brengen en alle vaste reiskostenvergoedingen opnieuw te onderzoeken. Werkgevers moeten daarnaast goed administreren op welke dagen er thuis wordt gewerkt en op welke dagen op kantoor.
Communicatie
Werkgevers dienen de nieuwe manier van vergoeden tijdig te communiceren met werknemers. Hierbij is aanbevolen dat, indien er een ondernemingsraad is ingesteld, deze bij het besluit wordt betrokken en eventueel ook bij de manier van communicatie.
Voor meer informatie of vragen, kunt u contact opnemen met een van de advocaten van de sectie arbeidsrecht van BASE Advocaten.
(1) Zie: https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2020-26066.html
(2) Zie: https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2020-50987.html
(3) Zie hierover het Handboek Loonheffingen 2020, par. 4.6.1: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/themaoverstijgend/brochures_en_publicaties/handboek-loonheffingen-2020