Blog 4Consult: waarom is er geen ‘one size fits all’​ oplossing voor online werkplekken?

Hoe mooi zou het zijn? Een ‘one size fits all’ oplossing voor alle medewerkers, ongeacht functie. Maar geen mens is hetzelfde, ook niet op de werkvloer. Kijk bij een traditionele werkplek maar eens op het bureaublad van twee collega’s. Wedden dat ze die allebei anders hebben ingedeeld?

Want ondanks dat het onderliggende systeem hetzelfde is, heeft elke werknemer behoefte aan iets anders. Wat onmisbaar is voor de ene gebruiker, kan voor de ander compleet overbodig zijn. En dit beperkt zich natuurlijk niet tot een bureaublad: ook smartphones zijn bij iedereen anders ingericht. En heeft iedereen dezelfde spullen op zijn bureau staan? Nee, precies!

One size doesn’t fit all 

Precies daarom is een universele oplossing vaak niet wenselijk. Als het op werk aankomt gaat het bij verschillen tussen werkplekken niet alleen om een persoonlijke voorkeur. Een slecht of onhandig ingedeelde werkplek kan leiden tot frustratie en verlies van productiviteit. Vreemd dus eigenlijk, dat veel bedrijven nog steeds kiezen voor een universele oplossing.

Tegelijkertijd neemt het aantal applicaties zo snel toe dat medewerkers het overzicht sneller dreigen te verliezen. Vooral minder ‘tech-savvy’ werknemers hebben hier last van. Zij weten vaak op een gegeven moment niet meer waar ze de juiste applicaties en documenten kunnen vinden.

Kortom: one size doesn’t fit all. Een voor de hand liggende oplossing is om de gebruiker zelf zijn digitale werkplek in te laten richten. Zo kunnen ze zelf kiezen welke tools er direct zichtbaar zijn, terwijl alle onnodige zaken achterwege gelaten kunnen worden.

Niet ideaal 

Dat klinkt echter handiger dan het in werkelijkheid is. Het is voor de gemiddelde IT-afdeling namelijk onhaalbaar, of in ieder geval enorm tijdrovend, om voor iedere gebruiker een aparte omgeving in te richten, te beheren en te updaten. ‘Totale vrijheid’ is dus eigenlijk geen optie. Toch wil je de gebruikers hun werkplek zoveel mogelijk laten personaliseren en optimaliseren. Hoe nu verder?

Best of both worlds 

De oplossing ligt dan redelijk voor de hand: een online werkplek die centraal beheerd kan worden en tegelijkertijd ook gepersonaliseerd kan worden. Doordat de werkplek verbonden is met een identiteitsplatform (zoals Azure Active Directory) is het mogelijk om bepaalde gebruikersgroepen toegang te geven tot een speciaal voor hun ingerichte omgeving. Daar vinden ze alleen de systemen en applicaties die voor hen nodig zijn. Bovendien kan de gebruiker de inrichting van zijn werkplek nog verder aanpassen naar eigen wensen.

Alleen maar relevante informatie 

De informatie en applicaties die getoond worden zijn toegespitst op de eindgebruiker. Wat die te zien krijgt kun je laten afhangen van hun rol en de rechten die daarbij horen. Zo krijgen ze alleen toegang tot specifieke lokale, hosted én web-applicaties. Dit kun je doen binnen bijvoorbeeld Startportaal.

Het is bovendien mogelijk om dit te combineren met conditional access. Daarmee kun je ervoor zorgen dat bepaalde applicaties of documenten alleen te gebruiken zijn onder bepaalde voorwaarden. Zorg er bijvoorbeeld voor dat gevoelige informatie alleen te zien is vanaf het bedrijfsnetwerk, of dat bepaalde applicaties alleen in Google Chrome worden geopend in plaats van Internet Explorer.

Eenvoudig management 

Zo’n werkplek is niet alleen ideaal voor de gebruiker, ook voor de beheerder biedt het voordelen. Het volledige beheer gebeurt in één centrale tool. Dankzij de koppeling met Azure Active Directory kunnen daar eenvoudig groepen gecreëerd worden.  

Daarnaast kan de beheerder ervoor kiezen om het eigenaarschap per groep of applicatie over te dragen aan admins – teammanagers bijvoorbeeld. Die kunnen vervolgens per teamlid beslissen wat er wel en niet nodig is. Nieuwe medewerker in het team? Dan is een nieuwe online werkplek, inclusief de juiste rechten en inrichting, gecreëerd in een handomdraai.  

Tenslotte is ook het applicatiebeheer ondergebracht binnen dezelfde managementtool. Het indienen van losse tickets is dan ook verleden tijd. Als een gebruiker toegang wil tot een applicatie kan hij dat binnen zijn eigen online werkomgeving aanvragen. De aanvraag komt vervolgens binnen bij de beheerder, die het verzoek direct kan accorderen of afwijzen. 

Eenvoudig en efficiënt werken

Er is geen één juiste online werkplek. Wat wel en niet werkt verschilt per sector, per bedrijf en, zoals we hebben gezien, per team en zelfs per gebruiker. Het is daarom van belang om niet te kiezen voor een ‘one size fits all’ oplossing. Tegelijkertijd moet het natuurlijk ook niet onwerkbaar worden.

Startportaal, de online werkplek van 4Consult, biedt volop mogelijkheden. Doordat eindgebruikers alleen voor hun relevantie informatie zien, kunnen ze eenvoudiger én efficiënter werken. Is dat niet wat we uiteindelijk allemaal willen? 

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden, of wil je eens gratis een (vrijblijvende) demo ervaren? Neem dan eens contact met 4Consult op.

Foto: Pixabay