Remote medewerkers managen: 9 tips van 4Consult!

Je kunt er tegenwoordig bijna niet meer omheen: remote werken. Maar er komt meer bij kijken dan alleen de juiste technologie. Je moet ook je managementstijl herzien: hoe houd je een team betrokken als ze weinig (samen) op kantoor zijn? Partner 4Consult heeft 9 praktische tips voor je!

De betrokkenheid van je remote medewerkers vergroten

Natuurlijk is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken, doelen te stellen en medewerkers te voorzien van de juiste tools als je op afstand wil werken. Wat vaak over het hoofd wordt gezien is het stimuleren en onderhouden van betrokkenheid en het teamgevoel.

Uit onderzoek is gebleken dat de betrokkenheid van medewerkers direct kan bijdragen aan de bedrijfsresultaten. Zeer betrokken werknemers zijn maar liefst 57% effectiever en de kans is 87% minder groot dat ze vertrekken. Zorg er dus voor dat je je medewerkers een goede ervaring kunt bieden. Een onderzoek van MIT toonde zelfs aan dat organisaties die hoog scoren op het gebied van werknemerservaring twee keer zoveel innovatie bereiken, een dubbele klanttevredenheid hebben en 25% meer winst behalen vergeleken met organisaties die het laagst scoorden. Kortom: betrokkenheid is belangrijk, zo niet essentieel. Dat brengt ons bij het probleem: het betrokken houden van collega’s die je weinig in het echt ziet.

Onze tips:

1. Blijf communiceren

Op kantoor communiceer je, los van meetings, meer met je collega’s dan je denkt. Je vangt zo veel op: hoe gaat het met ze en waar lopen ze tegenaan? Deze gesprekken zijn belangrijk, ook in het geval van remote werken. Omdat je thuis nou eenmaal niet snel collega’s tegenkomt worden zulke gesprekken helaas vaak vergeten. Het kan daardoor overkomen alsof je geen interesse hebt in hun gevoel en welzijn. Praat daarom bij contactmomenten ook over andere dingen dan werk; informeer naar hun gemoedstoestand en omstandigheden en probeer samen tot een oplossing te komen als het niet goed gaat.

2. Zet video in

Videobellen is tegenwoordig net zo makkelijk als ‘gewoon’ bellen en toch wordt het nog weinig gedaan. Het is overigens een goed idee om vaker te gaan voor videobellen, omdat het een duidelijke toegevoegde waarde heeft. Tijdens een traditioneel telefoongesprek gaat er namelijk veel informatie verloren: lichaamstaal, gebaren, gezichtsuitdrukkingen, noem maar op. Non-verbale communicatie is een belangrijk onderdeel en maakt een gesprek beter te volgen. Daarnaast zorgt het ervoor dat een persoon meer wordt dan enkel een stem. Dat verbetert je relaties en geeft een vertrouwd gevoel.  

3. Vertrouwen bouwen

Over vertrouwen gesproken… Vaak wordt gedacht dat remote werken een kwestie is van vertrouwen vanuit de organisatie richting de medewerker, maar dat vertrouwen gaat ook de andere kant op. De medewerker moet erop kunnen vertrouwen dat ze bij hun manager terecht kunnen, dat ze de juiste tools krijgen, dat ze net zoveel aandacht krijgen en er net zoveel toe doen als collega’s die vaker op kantoor zijn. Dit vertrouwen kun je opbouwen door goed te communiceren, een goede band op te bouwen en te onderhouden en aandacht te hebben voor hun welzijn en carrière.  

4. Besteed aandacht aan het carrièrepad

Als iemand vanuit huis (of een andere locatie) werkt, wordt zijn of haar werk sneller over het hoofd gezien – en dus ook waar deze persoon naartoe werkt. Maar remote werkers willen net zo goed stappen maken in hun carrière als elke andere werknemer. Biedt ze daarom dezelfde groeikansen als je zou doen wanneer er gewoon op kantoor wordt gewerkt. Stel samen een groeipad op, waarin je leer- en groeimomenten vastlegt en plan om de zoveel tijd een momentje in om de voortgang te bespreken.

5. Kernwaarden versterken

Zorg ervoor dat je je kernwaarden niet alleen communiceert, maar ze ook daadwerkelijk naleeft. Beweer je dat je als organisatie mensen de kans wil geven om door te groeien, zorg er dan voor dat medewerkers die kans krijgen. Of ze nou remote werken of niet. Dat geldt uiteraard ook voor flexibiliteit, loyaliteit, transparantie en welke andere waarden je ook maar kunt bedenken.

6. Stimuleer sociale interactie

Gesprekken op de gang, tijdens de lunch of bij het koffiezetapparaat zijn bevorderlijk voor de werksfeer. Maar je kunt het ook gezellig hebben met collega’s zonder aanwezig te zijn op kantoor. Borrels kunnen bijvoorbeeld prima online, maar ook een ‘normale’ video call of een online pubquiz zijn leuke ideeën. Zo leert iedereen in het team elkaar goed kennen en creëer je betrokkenheid en een wij-gevoel.

7. Geef erkenning

Een compliment motiveert altijd, zo ook voor volbracht werk. Als de erkenning geuit wordt in het bijzijn van collega’s heeft het extra waarde. Op kantoor gebeurt dat regelmatig: tijdens meetings of gewoon op de werkvloer. Omdat je niet snel een meeting gaat organiseren is het lastig om dit voor de remote werknemer te doen. Zoek daarom naar manieren om hetzelfde effect te bereiken. Tijdens een online meeting is een inkoppertje, maar denk bijvoorbeeld ook aan (zakelijke) social media.

8. Vier successen met iedereen

Champagne bij het binnenhalen van een nieuwe klant, taart omdat de targets zijn gehaald… Successen worden regelmatig gevierd op de werkvloer. Als remote werker mis je zulke momenten en dat is natuurlijk jammer. Het is daarom slim om een alternatief te bieden voor deze medewerkers. Zij hebben tenslotte ook hun steentje bijgedragen aan het succes. Stuur ze bijvoorbeeld een fles(je) champagne, een dinerbon, een bosje bloemen of een lekkere lunch.

9. Bedrijfsgoodies

Het is niet voor niets dat bedrijven veel geld uitgeven aan artikelen met hun logo erop: pennen, bekers, t-shirts, paraplu’s, enzovoorts. En er is ook een reden dat goodiebags zo populair zijn op beurzen en evenementen. Het werkt namelijk gewoon goed! Dit kun je intern natuurlijk ook gewoon inzetten. Met een leuke muismat, laptophoes of beker op de keukentafel voelt de medewerker zich meer verbonden met je bedrijf. Wil je het extra leuk maken? Denk dan bijvoorbeeld eens aan een puzzel of iets anders leuks voor de kids van de collega.

De online werkplek

Een handige tool om je medewerkers succesvol remote te laten werken is de online werkplek. Daarmee hebben je medewerkers, of ze nou op kantoor of op een andere locatie werken, altijd dezelfde werkplek. Ze hebben altijd en overal toegang tot alle benodigde informatie en applicaties. Ook biedt het de mogelijkheid om effectief en tegelijkertijd samen te werken aan documenten en kan het ingezet worden om betrokkenheid te stimuleren. 

De technologie is echter, zoals eerder in dit artikel wel duidelijk is geworden, slechts een onderdeel van succesvol remote werken. De online werkplek kan wel ingezet worden om andere belangrijke onderdelen, zoals de sociale interactie, te versterken.

Foto: Pixabay