Blog Wesley van der Stoep (Ormer ICT): er is meer mogelijk!
Ormer ICT - Schiedam
Een blog van Wesley van der Stoep van partner Ormer ICT over twee apps die het waard zijn om te ontdekken:
Gebruik jij die handige tools al die beschikbaar zijn geworden door de overstap op Microsoft 365? Veel organisaties hebben het afgelopen jaar een overstap gemaakt naar Microsoft 365 om beter en makkelijker thuis te kunnen werken. De overstap brengt ook nog andere voordelen met zich mee. Er zijn namelijk tal van apps die je werk makkelijker kunnen maken. Hieronder breng ik twee apps naar voren die het waard zijn om te ontdekken.
Power Automate
Zou het niet geweldig zijn om al je werk te automatiseren? Helaas is dat nog niet mogelijk, maar veel tijdrovende taken kan je al wel automatiseren met Power Automate.
Met deze app maak je in feite werkstromen. Zo kan je herhalende taken instellen, waarbij activiteiten moeten plaatsvinden aan de hand van een trigger. Dit klinkt nogal ingewikkeld, maar ik zal enkele voorbeelden geven:
1. Krijg je mails binnen met bijlagen die standaard opgeslagen moeten worden in een afdelings- of klantenmap? Met PowerAutomatie kan je een workflow instellen waarbij de bijlage uit een e-mail van een specifieke klant automatisch opgeslagen wordt op de gewenste plek. Je kan zelf instellen dat het betrokken team dan een chatbericht krijgt dat er een nieuw document is toegevoegd. Handig toch?
2. Heb je wel eens dat je een bericht of aanvraag moet laten goedkeuren? Bijvoorbeeld als je iets moet inkopen? Nu moet je eerst nog wachten op de goedkeuring en daarna kan je het bericht verzenden. Met een workflow kan je instellen dat na goedkeuring van je leidinggevende het bericht automatisch wordt verzonden. Dan hoef je niet meer op de goedkeuring te wachten en kan je door met je volgende taken.
3. Uiteindelijk zijn de mogelijkheden oneindig. Iets complexere zaken zijn met een beetje hulp van IT ook in te richten. Krijg je bijvoorbeeld veel e-mailaanvragen binnen die handmatig verwerkt moeten worden in een bepaald systeem. Vraag IT om hulp want ook deze veelvoorkomende taken kunnen volledig automatisch met Power Automate.
De conclusie is vooral dat je repeterende taken automatisch kunt laten plaatsvinden, wat een hoop tijd kan schelen en je werk een stuk leuker maakt.
Office Lens
De tweede app die ik naar voren wil brengen is Office Lens. Deze app bestaat stiekem al een tijdje, maar door velen nog niet ontdekt. Met deze app kan je papieren documenten inscannen met je telefoon. Office Lens trekt zelf een kader om het document heen en optimaliseert het om als pdf te kunnen verzenden. Ook bestaat er de mogelijkheid om gescande documenten op je OneDrive op te slaan. Super handig als je een document moet ondertekenen en digitaal terug moet sturen. Deze app installeer je op je smartphone en kan je vinden in de store.
Maak je nog geen gebruik van Microsoft 365 en wil je deze handige apps ook in kunnen zetten?
Neem dan contact op met Wesley van der Stoep (Business Development Manager) van Ormer ICT: w.stoep@ormer.nl.
Lees ook: Blog Wesley van der Stoep (Ormer ICT): de manier van werken is voor altijd veranderd