De rol van de online werkplek binnen het onderwijs

Niet alleen het bedrijfsleven, maar ook steeds meer onderwijsinstellingen schakelen over op een online werkplek. Oftewel: de digitale leeromgeving. De reden hiervoor is om zowel het onderwijs als de interne processen te verbeteren. Daarnaast komen onderwijsinstellingen hiermee tegemoet aan de behoeften en wensen van zowel docenten, studenten als andere medewerkers. Maar hoe creëer je een online werkplek die perfect bij het onderwijs past? In dit artikel onderzoekt partner 4Consult wat de ideale online werkplek voor het onderwijs nodig heeft, welke elementen ze kunnen gebruiken om deze te creëren en welke grote rol Startportaal hierin kan spelen.

De basis

De online werkplek biedt veel mogelijkheden voor het onderwijs. Voor docenten, studenten, onderwijsorganisaties en schoolbesturen. Maar wat zijn de 3 basisvereisten van een dergelijke omgeving om er echt van te kunnen profiteren?

1. Geschikt voor alle gebruikersgroepen

Als eerste moet je ervoor zorgen dat de online werkplek aansluit op de verschillende gebruikersgroepen. Studenten, docenten, administratief personeel; allemaal werken ze met verschillende systemen vanuit de eigen behoeften en wensen. Met al deze behoeften en wensen per gebruikersgroep moet je rekening houden. Daarom moet je, om chaos en wildgroei te voorkomen, werken met één online platform dat kan worden aangepast aan deze verschillende gebruikersgroepen. Het moet rol-gebaseerde applicaties en informatie bieden, zonder losgekoppeld te zijn van mensen in andere rollen. 

2. De gebruiker staat op één

Een grote fout die vaak gemaakt wordt is om vanuit je eigen perceptie een gebruikersgroep te willen bedienen en hen te bieden wat jij denkt dat ze nodig hebben. Maar wat hebben de (verschillende) gebruikersgroepen écht nodig? Hier kom je achter door op onderzoek uit te gaan om de exacte behoeften en pijnpunten van deze verschillende groepen te achterhalen. Alleen zo creëer je de ideale werkplek voor hen.

3. Alles moet op één plek worden verenigd

Gebruikers werken met allerlei verschillende systemen, van verschillende leveranciers, voor verschillende taken, processen en informatie. Eén van de grootste frustraties van veel studenten in het hoger onderwijs is dat het zoekproces dan ook vaak verwarrend, tijdrovend en omslachtig verloopt. Hier komt nog bij dat informatie niet direct beschikbaar is op een smartphone en dat ze eindeloze verwijzingen krijgen voordat ze bij de juiste informatie kunnen komen. Dit kost onnodig veel tijd omdat medewerkers veel tijd besteden aan het beantwoorden van vragen, die bij een betere informatieverstrekking niet zouden zijn gesteld.

Al deze informatie en deze applicaties moeten effectief en efficiënt worden samengebracht op één plek, zonder extra logins, zodat ze gemakkelijk toegankelijk zijn. Dé online werkplek voor het onderwijs. Een online werkplek waar de student snel toegang heeft tot de juiste informatie, die altijd en overal beschikbaar is en die duidelijk is.

De 11 ingrediënten voor de ideale online werkplek voor het onderwijs 

De basis is bekend van waaruit we gaan werken, maar welke ingrediënten hebben we nodig om de ideale werkplek voor het onderwijs te creëren waar je daadwerkelijk waarde aan kunt ontlenen en die in te zetten is voor alle gebruikersgroepen? Wij zetten ze alle 11 voor je op een rij.

1. Rooster

Waar is een student en docent zonder het rooster? Zonder het rooster weten zowel studenten als docenten niet welke les ze hebben, wanneer en waar. Binnen Startportaal hebben we een rooster app ontwikkeld om informatie uit je planningssoftware rechtstreeks naar jouw online werkplek te brengen. Super efficiënt, want hierdoor hoef je minder vaak te wisselen tussen applicaties.

2. Agenda

Ook al lijken ze veel op elkaar; een agenda is geen rooster. Naast lessen moet de gebruiker nog meer belangrijke momenten onthouden. Denk bijvoorbeeld aan interne vergaderingen, tentamens, herkansingen, projectdeadlines en huiswerk. Allemaal belangrijke data die ook gemakkelijk en direct inzichtelijk moet zijn voor de gebruiker. En binnen Startportaal is dat het geval! Doormiddel van onze Agenda live-tegel kan je jouw afspraken en belangrijke data direct bekijken. Het mooie van het gebruik van onze Agenda live-tegel in combinatie met je Outlook-agenda, is dat deze is verbonden met andere elementen van jouw werkplek en je deze kunt gebruiken om direct deel te nemen aan online vergaderingen in Teams en Skype. Je kunt ook andere soorten agenda’s integreren, bijvoorbeeld een Google Agenda, met behulp van een iFrame.

3. Servicesystemen en tickets

Binnen onderwijsinstellingen zijn ook afdelingen actief op het gebied van financiële administratie, personeelszaken en salarisadministratie. De ERP- en/of HRM-systemen waar deze afdelingen mee werken kunnen we prima integreren in Startportaal. Op deze manier kan het administratiekantoor hun systemen verenigen met al het andere dat ze nodig hebben om te werken, terwijl docenten bijvoorbeeld eenvoudig declaraties of verlofaanvragen kunnen indienen. Door rechtstreeks vanuit Startportaal deze taken uit te voeren en deze informatie in te zien, bespaar je kostbare tijd. 

We hebben onder andere koppelingen met systemen als AFAS, ConnectWise en TOPdesk beschikbaar, maar ook andere systemen zijn mogelijk.

4. Microsoft Power Apps

We hadden het al even kort over het toevoegen van applicaties via iFrames. Nu gaan we eens kijken naar de mogelijkheden van Power Apps. Zoals de naam het al zegt kan je met Microsoft Power Apps krachtige online formulieren en toepassingen maken die communiceren met jouw gegevens van verschillende platforms. En dat zonder code te gebuiken! Voor dit onderdeel wil ik je verwijzen naar dit geweldige artikel van Microsoft over een schoolleraar die zijn eigen Power Apps maakt om processen te automatiseren die anders kostbare tijd zouden kosten, en om de algehele kwaliteit van het onderwijs dat hij aanbood te verbeteren.

Power Apps zijn geweldig om docenten tijd te besparen bij routinetaken, zoals het koppelen van studenten voor opdrachten. Als je al die tijd in de loop van een jaar bij elkaar optelt, kom je uit op aanzienlijke tijdsbesparingen. Power Apps kunnen natuurlijk ook gebruikt worden voor andere processen, bijvoorbeeld ten behoeve van de administratie. Die kunnen we allemaal rechtstreeks in jouw online werkplek intregeren!

5. Microsoft Power Automate

Naast Power Apps heeft Microsoft ook nog een andere aantrekkelijke functie: Power Automate. Dit is een handige tool om op een simpele manier je eigen geautomatiseerde workflows te creëren. Handig om je routinematige taken te stroomlijnen en om de productiviteit te verbeteren.  Gebruik het bijvoorbeeld om de inlever- en beoordelingsprocessen te vereenvoudigen en automatiseringen in te stellen zoals “Laat het me weten wanneer een student een quiz voltooit”. Dit kan zowel docenten als studenten en administratief personeel veel tijd besparen.

6. Taken en meldingen

Binnen Startportaal hebben we de zogenaamde Activiteiten Feed.  Met deze feed breng je jouw belangrijkste taken, meldingen en nieuws naar jouw online werkplek, zodat je onmiddellijk op de hoogte bent en er acties mee kunt uitvoeren. Je kan zelfs externe applicaties koppelen met behulp van een API. Dit maakt het mogelijk om talloze systemen aan jouw adaptive workspace te koppelen, belangrijke informatie weer te geven zonder constant andere systemen en sites te moeten openen en checken, en maakt een meer taakgerichte manier van werken mogelijk.

• Voor studenten zou je kunnen denken aan meldingen over beschikbare cijfers, nieuwe opdrachten, geannuleerde lessen of wijzigingen in groepsprojectdocumenten. 
• Voor docenten kunnen het gemiddelde van een leerling dat onder een bepaald punt zakt, opnieuw ingediend huiswerk of uitnodigingen om samen les te geven in een klas interessant zijn. 
• Voor andere medewerkers in het onderwijs, zoals administratief personeel of de supportdesk, kunnen meldingen worden opgezet rond bijvoorbeeld nieuwe aanvragen voor lesmateriaal, ziekte- of verlofaanvragen van medewerkers of als er wijzigingen in de salarisadministratie moeten worden doorgevoerd. 

7. Intranet en communicatie

Uiteraard heeft dé online werkplek voor het onderwijs alle communicatietools en intranetelementen verenigd op één plek. Denk hierbij aan: Microsoft Teams, Yammer, Mededelingen, Contacten, (SharePoint) RSS-feeds, Video’s, bestaand Intranet en Verjaardagen.

8. Statistieken en data

Voor iedere organisatie is het van belang om meerdere gegevensbronnen te vergelijken, relaties tussen de bronnen te herkennen en goed genoeg geïnformeerd te zijn om er dienovereenkomstig naar te handelen. Sterker nog, het merendeel van de studenten (61%) geeft aan beter te presteren als ze inzicht hebben in hun studievoortgang. Bij Startportaal kan je bijvoorbeeld Power BI of Tableau integreren, zodat je inzage krijgt in zaken als inschrijfgegevens, cijfers voor vakken, cijfergemiddelden, jaarlijkse lesprestaties, klassengemiddelden en aanwezigheidsstatistieken. Het helpt je ook bij het leggen van mogelijke verbanden tussen deze verschillende statistieken, om de prestaties voor iedereen te verbeteren.

9. Kantoor

Het is raadzaam om altijd een aantal belangrijke kantoorelementen op te nemen in je online werkplek. Tools waar je dan aan moet denken zijn bijvoorbeeld e-mail, wat nog steeds één van de belangrijkste communicatie-/ berichtentools is, of een handige To-Do live-tegel om al jouw verschillende takenlijsten vanaf één punt in je werkplek te beheren.

10. Documentmanagement systeem

In de Starportaal Documenten App breng je al je documenten uit SharePoint, OneDrive en de fileserver samen in één simpele en makkelijk te gebruiken interface. Dit bespaart flink op je kosten voor licenties wanneer je overstapt naar de cloud.

11. Personaliseer de online werkplek Startportaal met snelkoppelingen en iFrames

Startportaal bied je volop mogelijkheden om je online werkplek te customizen. Niet alleen op persoonlijk niveau, maar ook organisatorisch. Creëer een snelle toegang tot je belangrijkste bronnen, zoals beoordelingssystemen of leermateriaal, door gebruik te maken van snelkoppelingen. Door gebruik te maken van Single Sign-On bespaar je veel tijd door niet steeds opnieuw in te hoeven loggen. De integratiemogelijkheden op Startportaal zijn eindeloos omdat je doormiddel van iFrames je eigen live-tegels met webcontent kan maken. Wat dacht je van het integreren van Microsoft Forms om een klasonderzoek te doen? Of integreer Google Maps en laat je leerlingen een virtuele klassenreis door een museum maken. Laat mensen ook Startportaal customizen aan hun persoonlijke behoeften: voeg een schema voor het openbaar vervoer toe of een Spotify-afspeellijst met studiemuziek. Binnen Startportaal is alles mogelijk!

Startportaal: de digitale leeromgeving van de toekomst

De behoeften van de mens en de markt veranderen voortdurend. Hou hier rekening mee wanneer je jouw online werkplek voor het onderwijs wilt gaan bouwen. Dit vereist een zekere mate van flexibiliteit en aanpassingsvermogen om mee te bewegen met deze veranderingen en om toekomstbestendig te blijven. Startportaal is constant aan het aanpassen, evolueren en verbeteren. Met consistente updates brengen we continu nieuwe functies en verbeteringen aan de werkplek uit, zodat jij toekomstbestendig kunt blijven. Daarnaast ben je met Startportaal in staat om eenvoudig componenten, zoals verschillende soorten software, te mixen en te wisselen zonder het hele systeem te veranderen. Welke technologie je eronder ook gebruikt, aan de oppervlakte zal het altijd dezelfde, gebruiksvriendelijke interface blijven.

Whitepaper: De Digitale Student

Download hier onze whitepaper over de digitale student en ontdek hoe ruim duizend studenten denken over de huidige staat en de toekomst van ICT en innovatie in het onderwijs. Ontdek de resultaten van ons onderzoek, hoe ICT in het onderwijs is bijgebleven, de toekomst van het onderwijs en meer. 

Hulp nodig bij de transitie naar de digitale leeromgeving?

Wil jij na het lezen van dit artikel en onze whitepaper meer weten over onze educatiewerkplek Startportaal en over de mogelijkheden die wij jouw onderwijsinstelling kunnen bieden? Neem dan vooral contact met 4Consult op.

Foto: Boerderij ‘De Burghoeve’ van 4Consult in Rijsoord