Effectieve werkinstructies maken met deze tips
20-02-24
Goede werkinstructies zijn echt belangrijk, vooral als je in de productie werkt of diensten aanbiedt waarbij je team complexe taken moet doen. Met werkinstructies kun je team hun werk veilig en goed doen. Dankzij werkinstructies doet iedereen zijn werk op dezelfde manier, werkt iedereen efficiënter en worden er minder fouten gemaakt. Om er zeker van te zijn dat iedereen snapt wat er moet gebeuren en hoe, heb je digitale werkinstructies nodig. Die maak je het best met een handige tool van EZ Factory of een speciaal sjabloon voor werkinstructies. Hier zijn een aantal tips!
Kies het juiste type documentatie
Kijk goed welke soort handleiding het best past bij de klus. Digitale werkinstructies hebben veel pluspunten: ze zijn makkelijk te vinden, snel bij te werken en simpel te verspreiden. Met een digitale tool wordt het maken en delen van werkinstructies een stuk makkelijker. Er zijn verschillende bedrijven die online werkinstructies makkelijk maken en die je kunt implementeren in je hele organisatie.
Schrijf duidelijke en beknopte instructies
Bij het maken van werkinstructies wil je ervoor zorgen dat ze goed worden begrepen en gebruikt kunnen worden door je collega’s. Kijk eerst naar het taalniveau dat je gebruikt, zodat iedereen snapt wat er staat. Wees ook duidelijk en consequent in de opbouw van je instructies, dat maakt het begrijpen en gebruiken ervan veel makkelijker. Geef je instructie een pakkende titel zodat mensen meteen weten waar het over gaat en graag verder lezen. Schrijf vervolgens in korte zinnen en zet het doel van elke instructie meteen aan het begin, gevolgd door duidelijke tussenkopjes voor elk stukje. Dit maakt het allemaal overzichtelijk en makkelijker te volgen. Zorg er ook voor dat je instructies makkelijk te vinden zijn, zelfs als ze verspreid zijn over verschillende bestanden, zodat niemand lang hoeft te zoeken of oude versies gebruikt. Je kunt zelfs geschikte afbeeldingen toevoegen om de instructies te ondersteunen, vooral voor collega’s die moeite hebben met lezen.
Houd de instructies up-to-date en toegankelijk
Tot slot moet je je werkinstructies vaak nakijken en updaten, zodat ze ook altijd kloppen. Zorg dat je team makkelijk bij de nieuwste instructies kan, bijvoorbeeld door ze online te zetten met een programma. Zo weet iedereen altijd hoe het moet en kunnen ze hun werk veilig en snel doen. Dus, ben jij nog op zoek naar manieren om je werkinstructies duidelijker te maken en beschikbaar te maken voor het hele team? Volg dan deze tips!